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Factores del protocolo




El protocolo ha sufrido una mutación derivada del propio proceso evolutivo del derecho, es así como el tratadista Sanahuja y Soler, señalan, que es un instrumento habilitado por el Estado para el ejercicio  de la  función notarial, por virtud de tres factores inapreciables que son: 

1) La garantía de perdurabilidad.;  2) La garantía de autenticidad, y  3) El medio de publicidad.
En éste sentido, el protocolo entraña un valor incomparable porque: a) No basta la certificación de certeza, de autenticidad de los actos y contratos, es necesario perpetuarlos a través del tiempo, matrizándolos en el protocolo, para esto sirve este mecanismo.- b) La formación y custodia del protocolo, hace difícil la suplantación de los instrumentos autorizados, así como la intercalación de algún otro documento entre los ya ordenados numeralmente y fechados cronológicamente y c) Como medio de publicidad que permite la realización de otros destinos accesorios de la vida pública notarial, pues es fuente de expedición, renovación y reposición de copias, testimonios, etc., sirve también para la comparación y cotejo, finalmente es el medio de inspección para las autoridades jerárquicas superiores.

En definitiva, por tener una legitimidad consagrada por la experiencia a través de un profundo pasado histórico, por ser un elemento inmutable de forzosa necesidad para el ejercicio de la función pública, por las evidentes ventajas que reporta la garantía y seguridad jurídica, por la fe pública y eficacia probatoria que trasuntan las escrituras matrizadas, por la adopción universal de que ha sido objeto, el protocolo se juzga un excepcional principio del Derecho Notarial.

Nuestra legislación nacional, constituida únicamente por la ley de 5 de marzo de 1858, establece esta obligación de la formación del protocolo en el artículo 29.
 
Casi en todos los países, por disposición legal o por interpretación extensiva de algunas disposiciones sueltas, con relación al protocolo en particular o al notariado en general, se establece que el Notario, formará el registro, con la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante el año  haciendo uno o más tomos foliados.

En legislaciones extranjeras las escrituras sólo forman parte del protocolo una vez firmadas, antes de ello constituyen en lo que a su aspecto físico concierne, pliegos sueltos.

A las escrituras después del otorgamiento y autorización, convertidas ya en instrumentos públicos, se les da la numeración y foliatura correspondiente y se une al protocolo, ésta es la razón por la cual el protocolo se forma con la acumulación ordenada de los instrumentos por orden riguroso de su autorización.

Necesario es considerar la formación del protocolo a posterior (que es la colección endógena) que se constituye con la matriz (sin perjuicio que lo integren otros documentos), es decir que el protocolo bajo este sistema se forma por la escritura pública en un proceso de formación que va de adentro hacia fuera de la actividad funcional del Notario, encaminada hacia su colección, a menudo confundimos la matriz de una escritura con el protocolo, la escritura sólo se convierte en protocolo cuando es coleccionada ya firmada por las partes, autorizada por el Notario con su respectiva encuadernación para los fines indicados, previa numeración y foliación.

En cambio, el protocolo se forma a priori (colección exógena) cuando el protocolo ya existe antes de ser extendidos otorgados y autorizados los documentos en los libros o en los folios y hojas movibles rubricadas, autenticadas, registradas y habilitadas.

Protocolizado un documento, forma parte del protocolo, no es otra razón que da sentido al término protocolizar.

 En sentido material, protocolar significa poner o incluir en el protocolo y en sentido jurídico es formar parte del mismo para completar la escritura. 
El significado técnico de protocolización, es el de agregar o introducir al protocolo un documento.

En cuanto al secreto del protocolo, en casi todos los países se ha establecido, que la exhibición del protocolo procederá, cuando medie orden de juez competente o a requerimiento de quien tenga interés legitimo con relación a determinados documentos, o se hallen investidos de tal derecho, los otorgantes o sus representantes y sucesores universales o singulares.
En nuestra legislación está contenido el secreto del protocolo en el artículo 34 de la Ley del Notariado de 5 de marzo de 1858 en actual vigencia. En los actos de última voluntad y en los de reconocimiento de filiación, mientras vivan los otorgantes, únicamente ellos tienen este derecho.

La exhibición del protocolo no es extensible a aquellos documentos que por su naturaleza son considerados secretos por el responsable de su guarda, salvo que se actuare en representación de los otorgantes o de sus sucesores universales, facultados especialmente a tal fin.

El secreto del protocolo esencialmente se halla fuera de él, existe la idea de que dicho secreto debe extenderse sobre todo a aquellos actos y detalles que han acontecido con motivo del otorgamiento y comprende no sólo al Notario, sino también a sus empleados.

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