Concepto y finalidad del protocolo

El concepto de protocolo se construye en torno a la idea de colección o conjunto ordenado de documentos notariales matrices.

La finalidad es la conservación de esos documentos, que permite a la vez el juego armónico de la circulación de la copia en el tráfico jurídico estableciendo un orden cronológico que es la pauta dominante para la acumulación.
El protocolo se integra con los siguientes elementos:

a).- Los folios originariamente movibles, habilitados (rubricados) para el uso exclusivo de cada registro y numerados correlativamente en cada año calendario.

b).- El conjunto de documentos escritos en aquellos folios durante el lapso mencionado, aunque no hayan sido firmados.

c).- Las diligencias, notas y constancia complementarias o de referencia consignadas a continuación o al margen de los documentos matrices, y en su caso, las de apertura, cierre u otras circunstancias.

d).- Los documentos que se integran e incorporan por imperio de las leyes o a requerimiento expreso o implícito de los comparecientes o por disposición del Notario.

e).- Los índices que deben unirse. .

En suma, el protocolo consiste en una universalidad jurídica formada por diversos elementos que se describen en el texto, cuya función final es la de conservar ordenadamente los documentos notariales, resguardando los derechos que por ellos se crean, modifican, transmiten o extinguen y facilitando su reproducción.

Se inicia cada año el protocolo con un acta de apertura y finaliza con el acta de cierre, dentro de los términos legales establecidos por cada país; en el nuestro, por imperio de los artículos 29, 30 Y 31 de la  Ley del Notariado de 1858 en vigencia, posteriormente deben encuadernarse en tomos, los mismos que contienen las matrices escriturarias en papel sellado o formularios notariales creados mediante Resolución Camaral de la Cámara de Senadores N. 046/99 de 19 de diciembre de 1999, actualmente  revalorizaos mediante resolución senatorial 015/2009,  que constituyen el archivo notarial, los que en caso de muerte del Notario o cambio del mismo, deben ser entregados al sustituto o en su defecto al Juez Instructor.

El protocolo se forma no sólo con la extensión de escrituras, sino también de otros documentos protocolares de rango inferior que pueden denominarse accesorios o complementarios.

Protocolizar o protocolar no significa la mera trascripción o inserción, es necesario que el documento entre a formar parte del protocolo, por su introducción en el mismo físicamente.

Entendemos al protocolo como al conjunto anual de folios habilitados, de documentos notariales o no, autorizados o intervenidos por el oficial público, que según normas legales deben ser coleccionados para conservarlos, resguardando los derechos que registran y facilitando su reproducción.

Cada legislación determina la forma de llevar los protocolos, sea por libros ya encuadernados dentro del sistema cerrado o claustral, o por el sistema abierto; en el primer caso, cada libro ya viene encuadernado con los folios en blanco, donde el Notario insertará las escrituras o actos notariales, cada  libro consta por lo general de 150 fojas o sea 300 páginas, por ejemplo en el Brasil, se usan varios libros destinados a poderes, que se hallan ya impresos en formularios con los datos correspondientes para llenar en cada caso.

En otros países se llevan los protocolos en libros marcados con letras y con la indicación de la clase de instrumento notarial que debe insertarse en cada uno, en nuestro país el protocolo se forma con papel sellado o folios móviles dando origen a varios libros, un libro para escrituras públicas, otro para poderes, y un tercero para protestos de títulos valores.

En el sistema de colección exógena, el protocolo está constituido por los folios en blanco habilitados.

Cuando hablamos de documentos nos referimos a los otorgados por las partes y autorizados por el oficial público (Notario), como las escrituras y actas, documentos habilitantes propiamente notariales y  no notariales, pero intervenidos por aquél, su colección deberá surgir de normas legales determinadas,  lamentablemente en nuestro país no las hay sobre encuadernación.

El protocolo tiene una sola finalidad, estampar en él, las primeras y originales manifestaciones de voluntad humana creadora de intereses jurídicos, desde este punto de vista el protocolo siempre ha estado ligado a la idea de escritura matriz.