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Clasificación de Los Documentos Notariales




En la valoración de documento notarial, algunos autores como Carlos Gonzáles, en su obra "Teoría general del instrumento público", clasifica los documentos en:

Principales, que son las escrituras públicas que autoriza el Notario, tanto la matriz como la copia o testimonio.
Secundarios, cuyo rasgo instrumental son los documentos denominados inventarios, actas de notoriedad, referencia de títulos, recepción de testamentos cerrados, actas de sorteos, asambleas, certificaciones de autenticidad de firmas e impresiones digitales, etc., que son en verdad documentos que podrán incorporarse al protocolo o existir fuera de el.

Lo dicho anteriormente nos lleva a distinguir, con carácter fundamental, la estructura orgánico - legal lo que diferencia a las escrituras de las actas. Las primeras, como ya se ha dicho repetidamente, contienen una declaración de voluntad, un negocio jurídico; las segundas, por su parte, registran un mero hecho que capta el Notario a través de sus sentidos y les da forma escrita testimonial.

Acudiendo a la legislación comparada, podemos catalogar a los instrumentos notariales en la siguiente forma:

1) Documentos protocolizados: escrituras y actas que se insertan en el libro de protocolos. Las actas ajenas a la minuta cuando hay lugar a ello, o al mismo protocolo y que son las de presencia, referencia, notoriedad, protocolización, depósito.

2) No protocolizados: legalizaciones, legitimidad o reconocimiento de firmas, certificación o legalización de documentos, fes de vida, traducciones;
3) Sin valor de instrumento público: índices notariales, archivos de correspondencia, circulares, archivos de ordenes judiciales, etc. 
En la línea teórica del Derecho Notarial español, Enrique Jiménez Arnau, clasifica los instrumentos  públicos notariales en escrituras y actas, atribuyendo a las primeras un contenido de creación, modificación o extinción de un negocio jurídico por una o más personas jurídicamente capaces; y asignando a las actas la finalidad de dar eficacia, solemnidad o notoriedad a determinados hechos o actos.

Refiriéndose a los documentos notariales "con valor" y "sin valor" de instrumento público, Neri, entiende que los conceptualmente instrumentos públicos son, por antítesis, "protocolizados" y "no protocolizados", ubicando entre los primeros a la escritura y a las actas en sentido estricto, incluso sus copias (testimonios) autorizadas; y entre los segundos, a las actas en sentido lato, tales como los testimonios (copias), legalizaciones, legitimidad de firmas, certificación de vida et moribus, etc.

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