La redacción de las actas

Se debe tomar en cuenta que el Notario no actúa de oficio, por lo tanto, se debe expresar que el Notario ha sido requerido para una determinada actuación, luego se percibe los hechos o diligencias y finalmente se autoriza con la firma del Notario. En realidad tres son las partes de las que consta el acta: el requerimiento o rogación, la narración del hecho o diligencia y la autorización y firma.
La rogación o requerimiento presenta numerosas cuestiones referentes al compareciente y las intenciones para solicitar la actuación notarial. En lo referido al requirente es importante registrar su identificación, capacidad de obrar sea por sí o por representación, en cuanto al interés es necesario indagar el contenido de la actuación, la intencionalidad del interesado que en la rogación debe ser determinada claramente y analizar la licitud, competencia funcional y territorial del Notario; no existe la posibilidad de actas sin compareciente ni interesado en cuanto el Notario no actúa de oficio. En el requerimiento el Notario debe intuir el objetivo claro del requirente y en ningún caso debe aceptar si es confusa, ambigua e ilícita. El requerimiento corresponde a la comparecencia del interesado que solicita que el fedatario describa, perciba o relate un hecho o diligencia, no existen reglas precisas debiendo ajustarse el Notario en su redacción a la realidad y veracidad de los hechos que se consignan, expresándose con claridad y precisión.

La narración de los hechos o circunstancias deben ser los actos de lo visto, son actos de exhibición para las partes; son la presencia de objetos, títulos, bienes muebles o inmuebles, dinero y otros; en general la entrega de cosas a la vista y control del Notario. Los actos de oído son las declaraciones, aceptación de notificaciones y diligencias, por ejemplo en la asistencia a las reuniones de directorio es común que algún concurrente le pida al Notario que haga constar algún hecho determinado.

Las declaraciones de verdad son los hechos pretéritos relatados por el compareciente, los hechos pasados los narra el Notario,
Las declaraciones de voluntad son las sustanciales, las que vinculan jurídicamente a las partes, se llaman también decisiones de voluntad.
Finalmente, la autorización y firma comprende al igual que en la escritura pública la lectura con las correspondientes advertencias a los intervinientes, dación de fe del contenido, ratificación del interviniente cuando fuera necesario, colocar las salvedades oportunas y las firmas que se consideren necesarias, sin que esto sea requisito esencial que por el Notario se de fe de conocimiento de los intervinientes.

Las actas son en realidad testimonios notariales y desde un punto de vista notarial pueden considerarse como no protocolares porque no constituyen derechos sólo acreditan o reflejan la realidad que ante los ojos del Notario muestran toda su objetividad.